Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

• Loistohoiva Oy
• Y-tunnus: 2528425-7
• Osoite: Mannerheimintie 103 B, 00280 Helsinki
• Puhelin: 010 850 9510
• Sähköposti: info@loistohoiva.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö ja tietosuojavastaava

• Iita Mastiainen Loistohoiva Oy
• Sähköposti: iita.mastiainen@loistohoiva.fi
• Puhelin: 044 993 7987

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ja oikeuksiesi käyttämisessä voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan.

Tämä seloste kertoo, miten Loistohoiva Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivustolla loistohoiva.fi ja hoivapalvelujen tuottamisessa. Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 (GDPR), tietosuojalakia (1050/2018), sähköisen viestinnän palveluista annettua lakia (917/2014) sekä sosiaalihuoltoa ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskevaa lainsäädäntöä.

Seloste koskee kolmea asiaa: sivustolla kerättäviä tietoja (yhteydenotot, lomakkeet, evästeet ja mittaus), hoivapalvelujen asiakasrekisteriä sekä työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden tietoja.

Avoimiin työpaikkoihin haetaan erillisessä rekrytointipalvelussa osoitteessa tyopaikat.loistohoiva.fi. Hakemusten tietojen käsittelystä kerrotaan siellä.

Sivuston kävijöiden ei tarvitse rekisteröityä tai kirjautua.

Keräämme henkilötietoja vain silloin, kun lähetät meille lomakkeen tai otat yhteyttä. Tiedot tallennetaan sivuston tietokantaan, ja lomakkeen lähetyksestä lähtee sähköposti sekä sinulle (vahvistus) että Loistohoivan asiakaspalveluun.

Yhteydenottopyyntö

Tiedot: valittu aihe, nimi, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero sekä vapaamuotoinen viesti. Käytämme tietoja pyyntöösi vastaamiseen ja palvelutarpeesi selvittämiseen. Peruste: sopimuksen valmistelu pyynnöstäsi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) ja oikeutettu etumme vastata yhteydenottoihin (f alakohta).

Maksuton arviokäynti

Tiedot: nimi, paikkakunta, sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero sekä vapaamuotoinen viesti. Käytämme tietoja arviokäynnin sopimiseen ja palvelutarpeen selvittämiseen. Peruste: sopimuksen valmistelu pyynnöstäsi ja oikeutettu etumme vastata yhteydenottoihin.

Lahjakortti

Tiedot: tilaajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, lahjan saajan nimi ja postinumero, lahjakortin summa tai tuntimäärä sekä vapaamuotoinen viesti. Lahjan saajan tiedot saamme tilaajalta. Käytämme tietoja tilauksen käsittelyyn, toimitukseen ja laskutukseen. Peruste: sopimuksen täytäntöönpano (b alakohta) ja kirjanpitovelvollisuus (c alakohta, kirjanpitolaki 1336/1997).

Terveystiedot viestikentissä

Viestikenttä on tarkoitettu yhteydenoton syyn kuvaamiseen. Pyydämme, ettet kirjoita siihen henkilötunnusta tai yksityiskohtaisia terveystietoja. Palvelutarve selvitetään tarvittaessa arviokäynnillä. Jos kerrot terveydentilastasi viestissä, käsittelemme tiedon vain yhteydenottosi hoitamiseen suostumuksesi perusteella (GDPR 9 artiklan 2 kohdan a alakohta).

Puhelin ja sähköposti

Kun soitat tai lähetät sähköpostia, käsittelemme yhteystietojasi ja viestisi sisältöä asian hoitamiseksi. Emme käytä lomakkeille tai viesteissä antamiasi tietoja sähköiseen suoramarkkinointiin ilman erillistä suostumustasi.

Säilytys

Yhteydenotot säilytetään niin kauan kuin asian hoitaminen vaatii, enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei niistä synny asiakassuhdetta tai tietoja tarvitse säilyttää lain nojalla. Lahjakorttitilauksen laskutus- ja kirjanpitotiedot säilytetään kirjanpitolain mukaisesti. Asiakkaaksi tulleen tiedot siirtyvät asiakasrekisteriin (ks. alla).

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka sivusto tallentaa selaimeesi. Käytämme evästeitä ja selaimen paikallista tallennustilaa (localStorage ja sessionStorage) alla kuvattuihin tarkoituksiin. Välttämättömät tallenteet pitävät sivuston toimivana eivätkä vaadi suostumusta. Analytiikka- ja mainontaevästeet asetetaan vain, jos hyväksyt ne evästebannerissa (sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 205 §).

Valintasi

Evästebannerissa voit hyväksyä kaikki evästeet, valita vain välttämättömät tai säätää valintoja luokittain. Sivusto toimii normaalisti myös ilman valinnaisia evästeitä. Voit muuttaa tai peruuttaa valintasi milloin tahansa sivun alalaidan "Evästeasetukset"-painikkeesta. Voit myös estää evästeet selaimesi asetuksista ja poistaa jo tallennetut evästeet.

Evästebannerin tilastointi

Laskemme, kuinka moni kävijä hyväksyy, hylkää tai jättää valitsematta evästeet. Tilastoon tallennetaan vain toiminto (esimerkiksi "hyväksytty"), sivu, jolla valinta tehtiin, ja selaimen sessionStorageen arvottu satunnainen tunniste, joka yhdistää saman käynnin tapahtumat. IP-osoitetta, selaintietoja tai evästeitä ei tallenneta, joten tieto ei tunnista sinua. Peruste: oikeutettu etumme seurata evästebannerin toimivuutta.

Palvelimen lokitiedot

Verkkopalvelin tallentaa teknisiä lokitietoja (IP-osoite, ajankohta, pyydetty sivu, selaimen perustiedot ja virheet) tietoturvan ylläpitoa, vikojen selvittämistä ja väärinkäytösten estämistä varten. Peruste: oikeutettu etumme sivuston turvallisuuteen ja toimivuuteen. Lokitietoja säilytetään vain niin kauan kuin tähän tarvitaan.

Käytämme Google Tag Manageria (GTM) sivuston mittaustunnisteiden hallintaan sekä Google Analyticsia (GA4) ja Google Adsia kävijämäärien, sisältöjen toimivuuden ja mainonnan tuloksellisuuden mittaamiseen. Kun GTM on ladattu, se hallitsee mittausta evästevalintojesi mukaan (Google Consent Mode).

Mitä mittaus kerää

Analytiikka kerää sivun, jolla vierailet, käyntiin liittyviä teknisiä tietoja (laite, selain, likimääräinen sijainti), tietoa siitä, mistä sivustolle tulit, sekä tapahtumia kuten lomakkeen lähetys, puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen klikkaus ja sivun selaus. Tiedot käsitellään tilastoina eikä niillä tunnisteta sinua henkilönä. Analytiikkaa ja mainonnan evästeitä käytetään vain suostumuksellasi (GDPR 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Mainonnan konversiomittaus

Kun lähetät lomakkeen, voimme välittää Google Adsille lomakkeen lähetyksestä kertovan tapahtuman. Jos olet hyväksynyt mainontaan liittyvät evästeet, tapahtuman mukana voidaan lähettää antamasi sähköpostiosoite ja puhelinnumero vain yksisuuntaisesti salattuina tiivisteinä (SHA-256), joista alkuperäistä tietoa ei voi palauttaa. Tiivisteiden avulla Google voi yhdistää lomakkeen lähetyksen mainosklikkiin. Jos et ole hyväksynyt mainontaevästeitä, mainoksen klikkaustunniste voi kulkea sivuston sisäisissä linkeissä ja lomakkeen kiitossivun osoitteessa, mutta sitä ei tallenneta evästeeseen.

Jos kiellät evästeet

Google Tag Manager latautuu aina, mutta ilman suostumusta Googlen tunnisteet eivät aseta evästeitä eivätkä tallenna tunnisteita. Ne voivat lähettää Googlelle evästeettömiä, tunnistamattomia teknisiä tietoja (kuten sivun osoite ja selaimen perustiedot) kävijämäärien mallintamiseen.

Googlen rooli

Google Ireland Limited toimii analytiikassa henkilötietojen käsittelijänä. Mainonnassa Google käsittelee tietoja myös omiin tarkoituksiinsa, ja siitä kerrotaan Googlen omassa tietosuojakäytännössä (policies.google.com/privacy).

Seurannasta kieltäytyminen

Voit kieltäytyä seurannasta evästebannerissa tai estää sen selaimen asetuksista. Kielteinen valinta ei vaikuta sivuston käyttöön.

Sivustolla on kolmansien osapuolten palveluista ladattavaa sisältöä. Kun sisältö latautuu, palvelun tarjoaja saa selaimesi IP-osoitteen ja tekniset tiedot ja voi asettaa omia evästeitään sen omien ehtojen mukaisesti.

• YouTube (Google): sivustolle upotetut videot, esimerkiksi etusivulla. Katso YouTuben tietosuojakäytäntö osoitteessa policies.google.com/privacy.
• Trustindex: Google-arvostelut näyttävä arvostelulaajennus. Katso Trustindexin tietosuojakäytäntö osoitteessa trustindex.io.

Sivuston fontit tarjoillaan omalta palvelimeltamme, joten fonttien lataus ei lähetä tietojasi kolmansille osapuolille.

Emme myy henkilötietoja. Tietoja käsittelevät Loistohoiva Oy:n omat työntekijät siltä osin kuin se on tehtävien hoitamiseksi tarpeen, sekä palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja meidän ohjeidemme mukaan (henkilötietojen käsittelijät):

• verkkosivuston palvelin- ja ylläpitopalvelut (DigitalOcean, Laravel Forge)
• sähköpostipalvelu, jolla lomakkeiden ilmoitukset ja vahvistukset lähetetään
• Google (Tag Manager, Analytics, Ads) edellä kuvatuin ehdoin
• asiakas- ja työntekijätietojärjestelmä NurseBuddy sekä laskutus- ja kirjanpitojärjestelmä Netvisor

Tietoja luovutetaan viranomaisille vain, kun laki edellyttää tai sallii sen, esimerkiksi valvonta- ja verotusviranomaisille. Palvelusetelillä tuotettavissa palveluissa tietoja luovutetaan palvelusopimuksen mukaisesti hyvinvointialueelle tai kunnalle.

Asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Asiakasrekisterin tietoihin pääsevät vain ne henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät.

Emme siirrä asiakasrekisterin tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Google-palvelujen (Tag Manager, Analytics, Ads, YouTube) käytössä tietoja voidaan käsitellä Googlen palvelimilla myös Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat Euroopan komission tekemään tietosuojakehyspäätökseen (EU–US Data Privacy Framework) tai tarvittaessa EU:n vakiosopimuslausekkeisiin. Mittaus- ja mainontaevästeet ovat käytössä vain suostumuksellasi.

Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan antaa EU:n ulkopuolella asuvalle sukulaiselle tai omaiselle.

Tämä kohta koskee Loistohoivan hoivapalvelujen asiakkaita ja heidän läheisiään.

Käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen sekä kotihoidon ja muiden hoiva- ja tukipalvelujen suunnitteluun, järjestämiseen ja toteuttamiseen. Tietoja käsitellään lisäksi laskutukseen sekä palvelujen laadun seurantaan ja kehittämiseen.

Asiakastietoja käsitellään asiakkaan palvelutarpeen ja toimintakyvyn arvioimiseksi sekä asiakkaan tarvitseman hoidon, huolenpidon ja muun tuen suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi. Sosiaalipalveluista ja niiden toteuttamisesta säädetään muun muassa sosiaalihuoltolaissa (1301/2014). Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) on voimassa olevaa ja ajantasaistettua lainsäädäntöä.

Käsittelyn perusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen:

• palvelusopimuksen täytäntöönpanoon (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta) • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta) • sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen järjestämiseen tai tuottamiseen liittyvään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittelyyn (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan h alakohta) • erikseen määritellyissä tilanteissa rekisteröidyn suostumukseen.

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä, kirjaamisesta, rekisterinpidosta ja säilyttämisestä säädetään tarkemmin laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023). Lain 17 § koskee velvollisuutta asiakastietojen kirjaamiseen, 18 § sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasrekistereitä ja 23 § asiakasasiakirjojen säilyttämistä.

Tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraavia tietoja:

• nimi, osoite, henkilötunnus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite • asiakkaan terveydentilaa ja toimintakykyä koskevat palvelun toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot • asiakkaan elämänhistoriaan, tapoihin ja tottumuksiin liittyvät palvelun kannalta tarpeelliset tiedot • lähiomaisten sekä muiden asiakkaan asioita hoitavien yhteyshenkilöiden nimet ja yhteystiedot • laskutustiedot • palveluihin liittyvät erityistoiveet • asiakkaalle suunnitellut ja toteutetut palvelut sekä niiden ajankohdat • asiakkaan palvelun ja hoidon tarvetta, tavoitteita ja niiden toteuttamista koskevat tiedot • palvelun toteuttamisen aikana syntyvät asiakas- ja käyntikirjaukset.

Asiakasasiakirjoihin kirjataan vain asiakkaan palvelujen järjestämisen, suunnittelun ja toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Voimassa olevassa asiakastietolaissa säädetään erikseen sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskevista periaatteista, perustiedoista sekä muun muassa asiakassuunnitelmasta ja asiakaskertomuksesta.

Tietolähteet

Tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta sekä tarvittaessa hänen läheisiltään, edustajaltaan tai muilta asiakkaan asioita hoitavilta henkilöiltä.

Tietoja syntyy myös palvelujen toteuttamisen yhteydessä henkilöstön tekemien asiakaskirjausten perusteella.

Palveluseteli- ja ostopalveluissa tietoja voidaan saada lisäksi palvelun järjestämisestä vastaavalta hyvinvointialueelta tai muulta palvelunjärjestäjältä.

Asiakastietojen tallentaminen Kanta-palveluihin

Sosiaalihuollon palvelujen yhteydessä syntyvät lakisääteiset sosiaalihuollon asiakastiedot tallennetaan Kanta-palveluihin lainsäädännön ja valtakunnallisten määritysten mukaisesti. Sosiaalihuollon palvelunantajien liittymisvelvoite Kanta-palveluihin tuli voimaan 1.9.2026, minkä myötä sosiaalihuollossa kirjattavat asiakastiedot on tallennettava Kanta-palveluihin. Tieto liikkuu sosiaalihuollossa Kannan avulla vahvistaa tämän ajankohdan ja tallennusvelvoitteen.

Kanta-palveluihin tallennetaan sosiaalihuollon asiakastietoja siinä laajuudessa kuin lainsäädäntö ja valtakunnalliset määritykset edellyttävät. Kaikkia asiakkuuteen liittyviä hallinnollisia, yhteydenpito- tai laskutustietoja ei tallenneta Kanta-palveluihin.

Asiakastietojen tallentaminen Kanta-palveluihin perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen. Asiakastietojen kirjaamisesta, käyttöoikeuksista, luovuttamisesta, säilyttämisestä ja suojaamisesta säädetään muun muassa laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023).

Kanta-palveluihin tallennettuja sosiaalihuollon asiakastietoja voidaan luovuttaa toisille sosiaalihuollon palvelunantajille lainsäädännön mukaisin edellytyksin. Asiakas voi vaikuttaa tietojensa luovuttamiseen antamalla luovutusluvan ja asettamalla luovutuskieltoja. Luovutuksiin liittyvien toiminnallisuuksien käyttöönotto etenee vaiheittain eri puolilla Suomea.

Asiakas voi tarkastella OmaKannassa niitä sosiaalihuollon asiakastietojaan, jotka näytetään OmaKannassa.

Säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden säilyttäminen on tarpeellista kyseiseen käyttötarkoitukseen tai niiden säilyttämistä edellytetään lainsäädännössä.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat: Asiakasasiakirjoja säilytetään laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) ja sen liitteessä säädettyjen asiakirjakohtaisten säilytysaikojen mukaisesti. Lain 23 § koskee nimenomaisesti asiakasasiakirjojen säilyttämistä.

Asiakastietojärjestelmässä olevat tiedot: Tietoja säilytetään asiakassuhteen aikana ja sen jälkeen sovellettavan lainsäädännön sekä kyseisen tiedon tai asiakirjan lakisääteisen säilytysajan mukaisesti.

Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: Aineisto säilytetään kirjanpitolain (1336/1997) ja muun sovellettavan lainsäädännön edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti. Kirjanpitolaki (1336/1997) on edelleen voimassa ja sitä on viimeksi muutettu myös vuonna 2026. Sen 2 luvun 10 §:ssä säädetään kirjanpitoaineiston säilytysajoista.

Tietoja ei säilytetä asiakastietojärjestelmässä tai muissa Loistohoivan järjestelmissä pidempään kuin käsittelyn tarkoitus tai lakisääteinen säilytysvelvollisuus edellyttää.

Keskeinen lainsäädäntö

• Tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja tietosuojalaki (1050/2018)
• Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
• Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (784/2021)
• Laki yksityisistä sosiaalipalveluista (922/2011)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009)
• Kirjanpitolaki (1336/1997)

Työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden tietoja käsitellään työ- ja sopimussuhteen hoitamiseen, palkanmaksuun, työvuorosuunnitteluun ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Peruste on työ- tai yhteistyösopimuksen täytäntöönpano, lakisääteiset velvoitteet ja tarvittaessa suostumus. Tiedot säilytetään työsuhteen voimassaolon ajan ja sen jälkeen lain edellyttämän ajan.

Työntekijät näkevät asiakastietojärjestelmässä vain työnkuvansa kannalta välttämättömät tiedot omissa asiakassuhteissaan. Työntekijöiden tietoja käsitellään myös NurseBuddy-järjestelmässä.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja velvollisuus jatkuu työsuhteen päätyttyä. Kaikki työntekijät allekirjoittavat salassapitosopimuksen, ja vaitiolovelvollisuus sekä tietosuojan merkitys käsitellään perehdytyksessä ja koulutuksessa.

Asiakirjojen sisältämiä tietoja saavat käyttää ilman asiakkaan suostumusta vain asiakkaan palveluun tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.

Sähköinen aineisto

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmiin, joihin pääsy on rajattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Käyttöoikeudet määräytyvät työtehtävien mukaan ja passivoidaan työsuhteen päättyessä. Salasanoja vaihdetaan säännöllisesti. Hoitotyöntekijät eivät näe muiden asiakkaiden tietoja.

Manuaalinen aineisto

Paperiset aineistot säilytetään kansioissa lukituissa kaapeissa ja arkistoidaan arkistolain mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin.

Verkkosivusto

Sivustoa palvellaan suojatulla HTTPS-yhteydellä. Lomaketiedot tallennetaan palvelimen tietokantaan, johon on pääsy vain ylläpitäjillä. Hallintapaneeliin kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla.

Emme tee sinua koskevia automatisoituja yksittäispäätöksiä emmekä profilointia, jolla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaisi sinuun vastaavalla tavalla (GDPR 22 artikla). Mainonnan kohdentaminen perustuu suostumukseesi eikä vaikuta palvelujemme saatavuuteen.

Sinulla on seuraavat oikeudet, kun käsittelemme henkilötietojasi:

• Tarkastusoikeus: voit tarkistaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu, ja saada kopion niistä. Tarkastus on maksuton.
• Oikeus tietojen oikaisuun: voit vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus poistoon: voit vaatia tietojesi poistamista, jos niitä ei enää tarvita tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin, eikä laki edellytä niiden säilyttämistä.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen: voit vaatia käsittelyn rajoittamista tai vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (GDPR 18 ja 21 artikla).
• Oikeus siirtää tiedot: voit saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti.
• Suostumuksen peruuttaminen: voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa. Peruutus ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Evästesuostumuksen voit perua sivun alalaidan "Evästeasetukset"-painikkeesta.
• Suoramarkkinoinnin kielto: voit kieltää tietojesi käytön suoramarkkinointiin.

Oikeuksien käyttäminen

Tee pyyntö tietosuojavastaavalle kirjallisesti tai sähköpostitse (yhteystiedot ylhäällä). Voimme pyytää sinua todentamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme pyyntöön viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa.

Valitusoikeus

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00531 Helsinki, puhelin 029 566 6700, sähköposti tietosuoja@om.fi, www.tietosuoja.fi.

Päivitämme tätä selostetta, kun sivusto, tietojen käsittely tai lainsäädäntö muuttuu. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla, ja sivun alussa näkyy viimeisin päivityspäivä.